Welcome on board
Welcome on board

Openminds heeft een eigen, ietwat unieke, bedrijfscultuur. We zijn niet zo groot en kunnen dus regelmatig experimenteren met nieuwe ideeën. Ook op HR vlak proberen we de platgetreden paadjes links te laten liggen en iets creatiever uit de hoek te komen.

Zo proberen we nieuwe collega’s zo goed mogelijk te onthalen tijdens de eerste dagen van hun nieuwe job. Maar ook al voor ze bij ons beginnen geven we hen graag het gevoel dat ze welkom zijn. Ja, we doen uiteraard ook mee met de klassiekers: de rondleiding, een meter of peter,... Echter hebben we nog een andere troef die telkens heel positief wordt onthaald.

Ons welkomstbord

Ons welkomstproces start reeds bij de ondertekening van het contract. Vanaf dat moment is de nieuwe collega een volwaardig lid van het Openminds team.

Nog voor de eerste werkdag wordt vooraf een digitaal bord opgemaakt. Dit bord bevat allerlei kaartjes die zaken omschrijven en taken tonen die afgevinkt kunnen worden. De nieuwe collega wordt zo snel mogelijk toegevoegd aan dit bord en kan dus nog voor de eerste werkdag inzicht krijgen in onze manier van werken. Meer nog, hij ziet onmiddellijk wie verantwoordelijk is voor de bestelling van zijn laptop, wie zijn mailbox aanmaakt of wie ervoor zorgt dat er een teamlid-tekst op de website komt.

Welkom Rudy bord

Omdat we fan zijn van Trello hebben we al deze informatie ondergebracht in een afzonderlijk Trello-bord voor elke nieuwe collega. Taken worden gestructureerd opgedeeld in verschillende kolommen. In de done kolom komen de taken die afgewerkt zijn.

Giel: “Ik vond mijn bord erg overzichtelijk en hulpvol. Ik wist wat er nog diende te gebeuren, wat ik ontbrak en waar ik al toegang tot had. Ook viel ik niet uit de lucht als er over pizza-meeting werd gesproken.”

Voor de eerste dag

Deze kolom dient afgewerkt te worden voor de eerste werkdag. Het bevat taken zoals het aanmaken van accounts in de nodige tools, de administratieve kant die afgerond moet worden en de bestellingen van materiaal (laptop, keyboard, stoel, etc.).

Vooraf sturen we de nieuwe werknemer ook een mailtje met daarin meer uitleg rond Trello en het doel van het welkomstbord. Hij ontvangt meteen ook al de login voor Trello en zijn mailbox bij Openminds.

Op de eerste dag

Deze kolom trachten we de eerste dag volledig af te werken, samen met de peter/meter en de nieuwe werknemer. Enkele zaken hebben namelijk een extra woordje uitleg nodig. Op die manier zorgen we ervoor dat er zeker niets vergeten wordt.

Aangezien de collega al zicht had op de inhoud van deze kolom, had hij/zij al enkele namen zien passeren op de tickets. Hij weet al dat bv. Frank zijn laptop besteld heeft en An zijn meter is. Altijd handig voor een eerste contact.

De eerste dag is gevuld met een rondleiding en enkele praktische afspraken maar evenzeer met een introductie in de visie en missie van Openminds en enkele korte trainingen om met onze basistools aan de slag te kunnen.

Mag ik? En bij wie moet ik zijn voor?

Deze kolommen bevatten eerder de informatieve zaken. De veelgestelde vragen als nieuwe werknemer worden hier kort beantwoord. Hij/zij kan deze info op eigen houtje doornemen. Het is de bedoeling dat iemand zich onmiddellijk thuis voelt en met de eerste vragen terecht kan bij de juiste personen.

Onze bedrijfscultuur

Elk beestje heeft zijn gewoontes en dat is bij Openminds niet anders. We hebben een zekere flow: er is vrijdag-frietjesdag (en donderdag-burgerdag en dinsdag-soms-pasta-dag en …), er zijn enkele afspraken rond het proper houden van de keuken, etc. We proberen hier een introductie rond te geven.

kolommen welkom rudy bord

Who's Who

De belangrijkste kolom is misschien nog de ‘Who's who’. Elke werknemer van Openminds heeft daar een eigen persoonlijke introductie neergeschreven voor de nieuwe collega. Een combinatie van persoonlijke en professionele zaken. Het zorgt voor een eerste aanspreekpunt en mogelijke ijsbrekers bij een eerste gesprek. Ook een handige manier om gezichten aan namen te koppelen, want sukkelen we in het begin niet allemaal in het begin met namen te onthouden?

Waarom eigenlijk?

De recentste collega's hebben hier al gebruik van mogen maken en we merken dat dit algemeen als zeer aangenaam ervaren wordt. Ze kunnen voorbereidingen volgen en nadien zelf initiatief nemen om zaken gedaan te krijgen door de juiste mensen aan te spreken. Deze betrokkenheid vanaf dag 1 en de inkijk in je nieuwe werk nog voor je begonnen bent, kan enkel zorgen voor een lagere drempel op de eerste dag.

Christina: “Ik was blij dat mijn collega’s mijn komst aan het voorbereiden waren en dat alles zo goed georganiseerd was. Ik had het gevoel dat hierdoor mijn start vlotter ging verlopen en dat het een goede plaats is om te werken.”

Het bord is ook een eenvoudige tool, zeer zichtbaar en gemakkelijk up-to-date te houden. Het is een werkelement waarbij extra zaken die geregeld dienen te worden ook toegevoegd kunnen worden voor de nieuwe collega.

Uiteraard hebben we dit ook niet helemaal zelf uitgevonden. De eerste stappen hierin zijn gezet na het zien van de onboarding-boards van Trello zelf. Deze, in combinatie met onze interne documentatie die er was en onze checklist voor nieuwe werknemers, leidden tot het ontstaan van dergelijk welkomstbord.

Zin om ook een deel uit maken van ons team?

We zoeken nog gepassioneerde systeembeheerders en developers. Bekijk onze openstaande vacatures:

Laat van je horen! Solliciteer of vertel het verder.

Reageer